Biofoto Finland rf. - Registerbeskrivning

Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24 §, artikel 13 i GDPR

1.8.2018

1. Registerhållare

Biofoto Finland r.f. (nedan BFF)
Mäklarvägen 3
10660 EKENÄS

Epost: Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Telefon: 0400 244555 (ordförande)

2. Registrens namn

1. BFF medlemsregister (Membra, www.membra.fi)
2. BFF webbsidans användarregister (www.biofoto.fi)

3. Personuppgifternas användningssyften

Den allmänna förutsättningen för behandlingen av personuppgifterna är enligt 8 § i personuppgiftslagen ett kundförhållande, kundens samtycke eller ett uppdrag som kunden gett BFF.

Ändamålet med BFF register är att möjliggöra och dokumentera föreningens verksamhet och organisation samt att förverkliga föreningens och medlemmarnas rättigheter och skyldigheter.

1. Syftet med BFF:s medlemsregister är att kunna genomföra BFF:s verksamhet och att leverera medlemsfakturor, medlemsinformation och BFF:s årsbok.
2. Syftet med webbsidans användarregister är att ge medlemmarna tillgång till medlemsspecifik information och för att medlemmar skall kunna erhålla föreningens nyhetsbrev och anmäla sig till föreningens evenemang.

4. Registrets datainnehåll

1. BFF medlemsregister innehåller följande uppgifter:

• Medlemsnummer
• Namn
• Födelsetid
• Medlemsdatum
• Kontaktinformation:
  • Postningsadress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
• Medlemskategori
• Medlemsstatus
• Fakturerings- och betlaningsuppgifter
• Ändringsdatum
• Senast ändrad av
• Eventuella kommentarer

2. Webbsidans användarregister innehåller följande uppgifter:

• Förnamn, efternamn
• E-postadress
• Användarnamn och lösenord
• Användargrupp
• Aktiveringsstatus
• Registreringsdatum
• Senaste besöksdatum
• Kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer)
• Födelsedatum
• Medlemsavgiftstyp
• Eventuellt godkännande av
  • att namnet visas i medlemslistorna
  • att fakturor får skickas per epost
  • att uppgifterna får uppbevaras i medlemregistren (obligatoriskt för alla medlemmar)
• Profilbild och medlemspresentation (fylls frivilligt i av medlemmen själv senare om medlemmen så önskar)
  
  
• I samband med anmälningar till kurser och evenmang som ordnas av föreningen samlas relevanta uppgifter för respektive venemang in. Deltagarlistor för tävlingar, kurser och evenemang bevaras så länge som uppbevaringen är motiverad.

Uppgifterna i webbsidans användarregister fylls i av medlemmen själv i samband med att han/hon registrerar sig för medlemskap i föreningen. Uppgifterna i samband med anmälning till evenemang fylls i av medlemmen i samband med anmälningen. Medlemmarna uppger dessa uppgifter med eget samtycke.

Uppgifterna i BFF medlemsregister fylls i manuellt av föreningens kassör eller annan av styrelsen utsedd person, baserat på informationen i webbsidans användarregister.

BFF förvarar endast nödvändiga uppgifter med hänsyn till BFFs verksamhet och uppgifternas användningssyften, för vilkas behandling det finns lagliga förutsättningar. I webbsidans användarregister förvaras endast sådana uppgifter som medlemmen själv har uppgivit.

Uppgifter som blivit onödiga med hänsyn till bruksändamålet, föråldrade uppgifter eller uppgifter för vilkas behandling det inte längre i övrigt finns någon grund, förstörs datasäkert.

5. Informationskällor

Medlemsuppgifter erhålls av medlemmen själv i samband med registreringen via föreningens www-sidor och i samband med information och ändringar som medlemmen själv meddelar under medlemskapets gång.

6. Utlämnande och överföringar av uppgifter

Medlemsuppgifter lämnas inte ut till andra föreningar eller bolag, och de överförs vare sig inom eller utanför Europeiska unionen eller Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet.

7. Principerna för registerskyddet

Datasäkerheten för BFF medlemsregister och webbsida samt konfidentialiteten, helheten och användbarheten för uppgifterna försäkras genom ändamålsenliga tekniska och administrativa åtgärder. Uppgifterna skyddas mot obehörigt tillträde och databehandling som sker olagligt och av misstag. Uppgifterna hanteras endast av styrelsen och av handläggare som särskilt tillförordnats av BFF styrelse (kassör, webbmaster mfl.)

8. Rätt till insyn

Medlemmen har enligt 26–29 § i personuppgiftslagen rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom som har lagrats i registret och kräva ändringar av felaktiga eller onödiga uppgifter.

1. Granskningen av uppgifterna i medlemsregistret görs genom att begära uppgifterna av föreningens kassör.
2. Granskningen av uppgifterna på föreningens www-sidor görs genom att medlemmen loggar sig in där och kontrollerar uppgifterna i sin profil.

9. Korrigering av uppgifter

1. Ändringar i uppgifterna i medlemsregistret hanteras av kassören.
2. Medlemmen kan själv uppdatera och ändra sina egna uppgifter i webbsidans databas genom att logga in och ändra i sin profil.

10. Samtycken till och förbud mot direktmarknadsföring

BFF lämnar inte ut uppgifter till tredje part och idkar inte direktmarknadsföring. BFF sänder oregelbundet ut nyhetsbrev som enbart innehåller information om frågor som rör verksamheten och medlemmarna. Om medlem inte önskar ta emot föreningens interna nyhetsbrev bör han/hon meddela styrelsen om detta.